Privacyverklaring Jeugdbescherming Gelderland

De verwerking van persoonsgegevens

Stichting Jeugdbescherming Gelderland (hierna: “we” of “JbGld”), gevestigd aan de Delta 1b, 6825 ML te Arnhem verwerkt persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leggen we uit waarom en hoe we dat doen. 

Deze privacyverklaring heeft alleen betrekking op de verwerking van persoonsgegevens van cliënten en andere betrokkenen bij de uitvoering van de (preventieve) jeugdbescherming.

Doel en rechtsgrond

JbGld voert jeugdbeschermingsmaatregelen en jeugdreclassering uit. Dit kan op vrijwillige basis worden ingezet, maar kan ook een juridische maatregel zijn die door de kinderrechter is opgelegd. JbGld heeft de maatschappelijke taak om kinderen te beschermen. Deze taak staat in de Jeugdwet. Dit maakt dat we persoonsgegevens verwerken in het kader van de uitvoering van een taak in het algemeen belang. Voor sommige taken schrijft de wet voor dat wij persoonsgegevens verwerken, zoals bij het opstellen en onderhouden van een dossier.

Welke persoonsgegevens verwerken we

Gegevens van de jeugdige en het gezin bewaren we in een dossier. We kunnen in het dossier de volgende persoonsgegevens verwerken: 

• Voor- en achternaam; 
• Adres; 
• Geboortedatum; 
• Geslacht; 
• Burgerservicenummer (BSN); 
• Gegevens over uw situatie, bijvoorbeeld: opvoedingssituatie, genomen maatregelen, verhoudingen tussen gezinsleden; 
• Gezondheidsinformatie, bijvoorbeeld informatie over allergieën of mentale ziektes; 
• Onderwijsgegevens, bijvoorbeeld waar uw kind op school zit; 
• Juridische/strafrechtelijke gegevens, bijvoorbeeld een beschikking van de rechter over uithuisplaatsing of een uitspraak van de rechter over schorsing van de maatregel en de voorwaarden daarvan. 

Bron van de gegevens

Vaak ontvangen we gegevens van uzelf, een ander deel krijgen we van betrokken partijen zoals de Raad voor de Kinderbescherming, de school van uw kinderen of uw huisarts aangedragen. We leggen altijd vast van wie we informatie over u krijgen. 

Sommige persoonsgegevens zijn extra gevoelig, bijvoorbeeld gegevens over iemands ras, godsdienst of gezondheid. Dit zijn voorbeelden van bijzondere persoonsgegevens. Bijzondere persoonsgegevens mogen we alleen verwerken als hiervoor een wettelijke uitzondering van toepassing is. 

De verwerking van bijzondere persoonsgegevens binnen JbGld is in sommige gevallen noodzakelijk om redenen van zwaarwegend algemeen belang. Dit betekent dat voor het uitvoeren van een jeugdbeschermings- of een jeugdreclasseringsmaatregel noodzaak is om bijzondere persoonsgegevens te verwerken. Denk bijvoorbeeld aan een verslag van een gesprek bij uw huisarts waaruit we informatie halen om u op de juiste manier verder te helpen. De bevoegdheid om bijzondere persoonsgegevens te verwerken als dit noodzakelijk is, vloeit voor uit de wet omdat we een jeugdbeschermingsorganisatie zijn.

Wie heeft toegang tot uw dossier?

Uw dossier bevat vaak zeer privacygevoelige informatie. Daarom zorgen we ervoor dat alleen medewerkers die dat écht nodig hebben voor hun taak uw dossier kunnen inzien. Andere medewerkers of buitenstaanders kunnen uw dossier niet zomaar inzien of opvragen. 

De volgende personen kunnen toegang tot uw dossier krijgen:  

• Medewerkers van JbGld die betrokken zijn bij de uitvoering van (vrijwillige) jeugdbescherming. 
• Gedragswetenschappers en juristen voor adviesvragen omtrent uw dossier. 
• Secretariaatsmedewerkers voor het administratieve werkzaamheden zoals het versturen van berichten en het invoeren van rapportages. 
• Leidinggevenden voor het uitvoeren van kwaliteitscontroles van hun medewerkers of het behandelen van klachten als er sprake is geweest van een incident.
• Toezichthouders zoals de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd en het Keurmerkinstituut kunnen dossiers inzien om na te gaan of onze dienstverlening goed genoeg is. 
• Onderzoekers voor het doen van onderzoek in het algemeen belang of voor de kwaliteit van onze dienstverlening, stagiaires en werkstudenten voor hun leertraject en de verbetering van onze processen.  

Als deze personen toegang krijgen tot een dossier, gelden er erg strenge voorwaarden. Net als onze medewerkers hebben deze personen een geheimhoudingsplicht. 

In de onderzoeksrapportages worden geen persoonsgegevens opgenomen. Mochten er wel persoonsgegevens in de eindproducten worden opgenomen, vragen we altijd vooraf toestemming aan u voor deelname aan het onderzoek. 

Met wie wisselt Jeugdbescherming Gelderland gegevens uit?

We zijn wettelijk verplicht u te informeren als we gegevens van u doorsturen aan andere, betrokken partijen. Alleen in de volgende situaties mogen we informatie over u uitwisselen zonder uw toestemming en zonder u van tevoren te informeren: 

• Bij een ondertoezichtstelling mogen wij informatie bij andere beroepskrachten opvragen, als dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de ondertoezichtstelling. Deze beroepskrachten zijn verplicht ons deze informatie te geven. Ook als zij een  geheimhoudingsplicht hebben. 
• Bij een geweldsincident of calamiteit zijn wij soms wettelijk verplicht informatie te verstrekken aan bepaalde instanties, zoals aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd. 
• Ter bescherming van de jeugdige kunnen we gegevens over u delen met de Raad voor de Kinderbescherming, Veilig Thuis, de rechterlijke macht, het Openbaar Ministerie en de Centrale Autoriteit Internationale Kinderaangelegenheden. 
• Als het voor het uitvoeren van de jeugdbescherming noodzakelijk is, verstrekken we gegevens aan hulpverleners of instanties die direct betrokken zijn bij de hulpverlening. 
• Bij een (tucht)klacht of juridische procedure(s) mogen we uw gegevens uitwisselen met onze klachtencommissie, tuchtcolleges en de Nationale- en Kinderombudsman. 
• Ter controlering van de facturering van ons werk en als dit noodzakelijk is voor de gemeente voor uw toegang tot jeugdhulp. 
• Wij mogen van de wet melden en meldingen inzien bij de verwijsindex risicojongeren. Dit is een landelijk hulpmiddel om afstemming tussen professionals te versterken. Zo kunnen cliënten sneller de juiste hulp, zorg of bijsturing krijgen. Een melding bevat geen inhoudelijke informatie over de jeugdige. Meer info over de verwijsindex leest u hier.

Dossier bewaartermijnen

We bewaren het dossier van cliënten die begeleid zijn in het kader van jeugdreclassering of in het kader van vrijwillige jeugdhulpverlening 20 jaar vanaf het tijdstip waarop de begeleiding is afgesloten. 

Dossiers in het kader van een kinderbeschermingsmaatregel worden tot uiterlijk 30 jaar, vanaf het moment dat het dossier is gesloten, bewaard. 

Op dit moment verwijderen we geen dossiers vanwege een lopend, landelijk onderzoek naar jeugdzorg door het Ministerie van Justitie en Veiligheid. Als dit onderzoek afgerond is hanteren we bovenstaande bewaartermijnen. 

Overige bewaartermijnen

JbGld heeft een bewaartermijnenbeleid voor overige persoonsgegevens die we verwerken. Voor veel persoonsgegevens die we verwerken geldt een bewaartermijn die in de wet geregeld is. Daarnaast gebruiken we bewaartermijnen die de Autoriteit Persoonsgegevens aanbeveelt. 

Waar de wet niets regelt of de Autoriteit Persoonsgegevens niets aanbeveelt, baseren we onze bewaartermijnen op het wettelijke basisprincipe. Dit houdt in dat we persoonsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk voor het doel waar de persoonsgegevens voor verwerkt worden.

Beveiliging

De beveiliging van persoonsgegevens vindt plaats via meerdere technische en organisatorische maatregelen zoals firewalls, virusscanners, wachtwoordbeleid, logging van toegang, gedragsregels, encryptie, beveiligde mail en bewustwordingscampagnes voor medewerkers.

Hoe kunt u uw dossier inzien?

U kunt inzage in uw dossier vragen. U kunt alleen gegevens inzien over uzelf. Als u een wettelijk vertegenwoordiger heeft, kan deze ook gegevens over u inzien. 

Wie het dossier kan inzien en op welke manier, hangt af van de leeftijd van de jeugdige: 

• Is een jeugdige jonger dan 12 jaar? De jeugdige kan in principe niet zijn eigen dossier inzien. Alleen een ouder met gezag of voogd kan dat namens de jeugdige doen. 
• Is een jeugdige tussen de 12 en 16 jaar? Zowel de jeugdige als de ouder met gezag of voogd kunnen het dossier inzien. De ouder met gezag of voogd heeft hiervoor geen toestemming van de jeugdige nodig. 
• Is een jeugdige 16 jaar of ouder? Alleen de jeugdige heeft recht op inzage. Wil de ouder met gezag of voogd inzage in het dossier? Dan is toestemming van de jeugdige nodig. 
• Is de jeugdige wilsonbekwaam? Dan komt het recht op inzage toe aan de ouder met gezag of voogd. 
•  Is de jeugdige 18 jaar of ouder? Dan komt het recht op inzage toe aan de (wettelijk) vertegenwoordiger van de jeugdige.
   

Welke rechten heeft u nog meer?

U heeft, als cliënt, naast het hierboven genoemde recht op inzage, ook recht op: 

• Recht op rectificatie: u kunt gegevens die we van u verwerken corrigeren of aanvullen als deze onjuist of onvolledig zijn. 
• Recht van bezwaar: u kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens. 
• Recht op overdraagbaarheid van gegevens: als dit technisch mogelijk is, heeft u het recht om de persoonsgegevens die we van u verwerken te laten overdragen door ons naar een derde partij. 
• Recht op beperking van de verwerking: in sommige gevallen kunt u verzoeken om het verwerken van uw persoonsgegevens te beperken. 

Wilt u een van bovengenoemde rechten uitoefenen? Dan kunt u dit verzoek richten aan uw jeugdbeschermer of contact opnemen via de algemene contactgegevens van JbGld. Uiterlijk binnen vier weken na uw aanvraag ontvangt u een reactie. Bij complexe of meerdere verzoeken kunnen we besluiten dat we twee maanden extra nodig hebben om uw verzoek te behandelen. U ontvangt hiervan tijdig een bericht.

Vragen of klachten?

Mocht u een vraag of klacht hebben met betrekking tot de verwerking van u persoonsgegevens, bespreek deze dan met de betrokken medewerker en/of diens leidinggevende. Ook kunt u contact opnemen met de functionaris gegevensbescherming van JbGld. De functionaris gegevensbescherming kan onafhankelijk advies geven over de situatie. 

Als u er samen met ons niet uitkomt, kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens. 

Indien u het niet eens bent met de afhandeling van JbGld op een verzoek om inzage, rectificatie, aanvulling of beperking van de verwerking van persoonsgegevens, dan heeft u als betrokkene het recht om na de beslissing van JbGld een verzoek bij de burgerlijke rechter in te dienen om een beslissing te nemen. 

Contactgegevens

Jeugdbescherming Gelderland 
T 088-7121212 
www.jbgld.nl   

Functionaris gegevensbescherming voor Jeugdbescherming Gelderland
privacy@jbgld.nl 

Autoriteit Persoonsgegevens
T 0900 – 2001 201
www.autoriteitpersoonsgegevens.nl 

Meer informatie

Er is een landelijke app waar u informatie kunt vinden over uw privacy en rechten, zie: www.jeugdconnect.nl/privacy 

JbGld is een gecertificeerde instelling. In het privacyreglement gecertificeerde instellingen van Jeugdzorg Nederland vindt u alle privacyregels die naast reguliere wetgeving van toepassing zijn op JbGld.