1. Doel van dit document
Het huishoudelijke reglement van de klachtencommissie van Jeugdbescherming Gelderland (JbGld) beoogt voor alle betrokkenen duidelijkheid te scheppen in het proces van de behandeling van klachten door de klachtencommissie. Het regelement is beschikbaar voor medewerkers via het intranet van JbGld. Cliënten kunnen het reglement vinden op de website van JbGld. Dit reglement is van toepassing op de klachtencommissie van Jeugdbescherming Gelderland en beschrijft de werkwijze en verantwoordelijkheden van deze commissie1. Hiermee wordt voldaan aan de verplichting die is neergelegd in artikel 4.2.1 en 4.2.2 van de Jeugdwet.
1 De klachtencommissie van Jeugdbescherming Gelderland fungeert tevens als externe klachtencommissie voor Veilig Thuis Gelderland Midden en Entrea Lindenhout.
2. Samenvatting
In dit reglement wordt een uitwerking gegeven van bepalingen uit de klachtenregeling van Jeugdbescherming Gelderland en worden nadere regels gesteld omtrent de klachtenprocedure. De beschrijving start bij het moment dat klacht wordt ingediend en eindigt als de klachtencommissie advies/oordeel heeft gegeven op de klacht en de klacht wordt gearchiveerd. Daarnaast wordt er ook gesproken over de commissieleden en overige werkzaamheden van de klachtencommissie.
3. Gerelateerde documenten
Klachtenregeling Jeugdbescherming Gelderland
4. Definities
a. Jeugdbescherming Gelderland: Stichting Jeugdbescherming Gelderland of een medewerker die handelt namens Jeugdbescherming Gelderland. Afgekort: JbGld.
b. Klachtenregeling: de Klachtenregeling voor cliënten van Jeugdbescherming Gelderland.
c. Klachtencommissie: de door Jeugdbescherming Gelderland conform de Jeugdwet ingestelde Klachtencommissie belast met de behandeling van klachten.
d. Cliënt: degene die een klacht indient (volgens de definities in de klachtenregeling).
e. Klacht: een uiting van onvrede over gedragingen van een medewerker van Jeugdbescherming Gelderland (volgens de definities in de klachtenregeling).
f. Beklaagde(n): de medewerker(s) van Jeugdbescherming Gelderland waarover wordt geklaagd.
g. Klachtbijeenkomst: een (digitale) bijeenkomst waar de cliënt en de betrokken medewerkers
naar aanleiding van de klacht de gelegenheid krijgen een mondelinge toelichting te geven
aan de leden van de klachtencommissie (volgens de definities in de klachtenregeling).
h. Secretariaat: het secretariaat van de klachtencommissie.
5. Klachtbehandeling
5.1 Ontvangst en eerste toetsing van de klacht
a. Het secretariaat bevestigt schriftelijk binnen 5 werkdagen aan de client de ontvangst van de klacht.
b. De secretaris neemt per mail of telefonisch contact op met de client.
c. De secretaris wijst de client op de mogelijkheid om zich via jeugdstem (of andere instantie) te laten ondersteunen als blijkt dat het niet lukt om zelf de klacht goed te onderbouwen.
d. Een klacht is niet-ontvankelijk als de klacht of soortgelijke klacht al eerder is behandeld door de klachtencommissie
e. De voorzitter bepaalt of de klacht wel of niet ontvankelijk is.
5.2 Behandeling van de klacht
a. Als de klacht in behandeling wordt genomen vraagt de secretaris aan de medewerkers van JbGld een schriftelijke reactie op de klacht. Deze dient uiterlijk vijf werkdagen voorafgaand aan de daadwerkelijke behandeling door de klachtencommissie bij de secretaris te zijn ingediend.
b. De schriftelijke reactie (inclusief eventuele bijlages) van JbGld wordt gedeeld met de cliënt (en zijn/haar vertrouwenspersoon) en de commissieleden.
5.3 Informatie ten behoeve van klachtbehandeling
a. De cliënt dient aanvullende stukken, ter onderbouwing van de klacht, uiterlijk 10 werkdagen voorafgaand aan de klachtenbehandeling door de klachtencommissie, in te dienen bij de secretaris.
b. De voorzitter beoordeelt of de aanvullende stukken relevant zijn;
c. Geluidsfragmenten en/of transcripties van gesprekken worden niet meegenomen in de behandeling, tenzij op voorhand de authenticiteit gewaarborgd is en partijen schriftelijk akkoord zijn.
5.4 Samenstelling klachtencommissie
a. De secretaris stelt op basis van beschikbaarheid een behandelend commissie samen bestaande uit drie leden.
5.5 Uitnodiging klachtbijeenkomst
a. De secretaris bepaalt in overleg met de genodigden een datum voor de klachtbijeenkomst en verzendt de uitnodigingen minimaal één week van tevoren.
b. Voor de klachtbijeenkomst worden uitgenodigd:
• de cliënt(en);
• een door de cliënt ingeschakelde vertrouwenspersoon of advocaat;
• de betrokken medewerker(s) van JbGld;
• de behandelende commissieleden;
• de secretaris ten behoeve van de verslaglegging.
c. De uitnodiging vermeldt:
• de namen van de commissieleden die de klacht zullen behandelen;
• de namen van de client(en) en, indien van toepassing, de ingeschakelde vertrouwenspersoon of advocaat;
• de namen van de betrokken medewerkers van JbGld;
• datum en tijd van de klachtbijeenkomst;
• adres waar de klachtbijeenkomst plaatsvindt;
• de duur van de klachtbijeenkomst.
5.6 Klachtbijeenkomst
Tijdens de klachtbijeenkomst zal uitsluitend Nederlands worden gesproken. De client kan zich laten bijstaan door een tolk en is in beginsel zelf verantwoordelijk voor de eventueel daarmee gepaard gaande kosten. De klachtbijeenkomst is niet openbaar.
a. Client kan zich laten bijstaan door een ondersteuner, indien vooraf aangemeld bij de secretaris.
b. Als naar het oordeel van de klachtencommissie een van de aanwezigen de klachtbijeenkomst op onbetamelijke wijze frustreert, kan deze door de voorzitter van de klachtencommissie de verdere toegang tot de klachtbijeenkomst worden ontzegd.
c. De commissie kan besluiten de klachtbijeenkomst te stoppen en de klacht verder schriftelijk te behandelen.
d. Ook kan de commissie besluiten de klachtbijeenkomst voort te zetten met alleen de overgebleven partij; ten aanzien van de frustrerende partij wordt de klacht dan verder schriftelijk behandeld.
e. De klachtencommissie kan bepalen dat klager en beklaagde gescheiden van elkaar worden gehoord. De reden hiervoor moet vooraf duidelijk worden gemaakt aan klager en beklaagde.
f. Het is tijdens de klachtbijeenkomst niet toegestaan om audio- en/of video-opnamen te maken, met inachtneming van de “spelregels geluidsopnames” van de Nationale ombudsman.
g. De voorzitter schetst bij aanvang de procedure en regelt de gang van zaken tijdens de klachtbijeenkomst.
h. De klachtbijeenkomst duurt in beginsel één uur; een beperkte uitloop is mogelijk. De voorzitter meldt dit bij aanvang van de klachtbijeenkomst.
i. De secretaris maakt een verslag van de klachtbijeenkomst. Deze wordt in concept naar de behandelende commissieleden gestuurd. De voorzitter maakt van het verslag een oordeel/advies.
j. Het oordeel/advies wordt binnen zes weken na ontvangst van de klacht verzonden naar de cliënt, zijn eventuele vertrouwenspersoon, de betrokken medewerkers van JbGld en naar de Raad van Bestuur2.
5.7 Niet verschijnen op de klachtbijeenkomst
a. Het is wenselijk dat de client op de klachtbijeenkomst verschijnt, echter is de client niet verplicht om op de klachtbijeenkomst te verschijnen. Als de client niet gehoord wil worden door de commissie moet hij dit vooraf laten weten aan de commissie.
b. Als client niet gehoord wil worden door de commissie, kan de commissie de beklaagde(n) wel horen.
c. Als een partij niet op de klachtbijeenkomst verschijnt zonder zich te hebben afgemeld, gaat de klachtbijeenkomst wel door met de andere partij. De commissie controleert of de afwezige partij behoorlijk is opgeroepen voor de klachtbijeenkomst.
d. Als de niet verschenen partij niet behoorlijk was opgeroepen of als er sprake was van overmacht, wordt die partij alsnog door de commissie gehoord. De beoordeling van overmacht ligt bij de commissie.
e. In het oordeel/advies van de klachtbijeenkomst wordt vastgelegd waarom (indien bekend) een genodigde niet aanwezig was bij de klachtbijeenkomst.
5.8 Schriftelijke klachtafhandeling
Wanneer een klacht zich leent voor schriftelijke afhandeling kan de voorzitter van de klachtencommissie op verzoek of ambtshalve gemotiveerd besluiten dat de klacht schriftelijk wordt behandeld. Dit kan onder meer het geval zijn wanneer klachten van geringe aard zijn, wanneer er sprake is van (mogelijke) agressie of wanneer de cliënt en de medewerker(s) beiden afzien van een klachtbijeenkomst.
5.9 Advies/Oordeel door de klachtencommissie
a. De klachtencommissie overlegt in beslotenheid over het advies/oordeel.
b. De uitspraak wordt gebaseerd op de aan de ingebrachte (dossier)stukken en op wat er in de klachtbijeenkomst door de partijen is gezegd.
5.10 Contacten gedurende procedure
a. Gedurende de procedure onderhouden de leden van de klachtencommissie geen contacten met (één van) de betrokken partijen en vindt geen bespreking van inhoudelijke aspecten van de klacht met (één van) de partijen plaats.
b. De klachtencommissie kan via het secretariaat om meer inlichtingen vragen. Het secretariaat vraagt dit vervolgens bij de client en/of Jeugdbescherming Gelderland op.
2 De termijn van zes weken kan waar nodig worden verlengd met een redelijke termijn. In die gevallen zal de ambtelijk secretaris het besluit voor de verlenging met de redenen schriftelijk naar de betrokken partijen communiceren.
6 Commissieleden
6.1 Benoeming
a. De leden van de Klachtencommissie worden voor 4 jaar benoemd door de bestuurder van Jeugdbescherming Gelderland3.
b. De leden van de Klachtencommissie kunnen eenmaal voor dezelfde periode worden herbenoemd.
c. De leden van de Klachtencommissie kiezen uit hun midden een voorzitter en één of twee plaatsvervangende voorzitters. De voorzitter van de Klachtencommissie fungeert als coördinerend aanspreekpunt van de commissie.
d. De voorzitter en de leden van de Klachtencommissie ontvangen voor deelname aan commissievergaderingen en/of behandeling van klachten (zoals het bijwonen van een klachtbijeenkomst) een vastgesteld bedrag en een vergoeding voor gemaakte reiskosten.
e. Jeugdbescherming Gelderland biedt de Klachtencommissie secretariële ondersteuning.
6.2 Beëindiging en benoeming lidmaatschap
a. Het lidmaatschap beëindigt:
• bij overlijden;
• bij vrijwillig terugtreden;
• door het verstrijken van de zittingstermijn;
b. De Raad van Bestuur kan een lid van de Klachtencommissie schorsen of ontslaan, al dan niet op voordracht van de Klachtencommissie, wegens verwaarlozing van zijn taak of wegens dwingende redenen op grond waarvan het lidmaatschap niet kan worden gehandhaafd.
c. De leden van de Klachtencommissie treden volgens een – door de Commissie – vast te stellen schema af. Dit schema ligt ter inzage bij de secretaris en wordt ieder jaar gevoegd bij de stukken voor jaarlijkse vergadering.
d. De Raad van Bestuur van Jeugdbescherming Gelderland zal bij de eindiging van een lidmaatschap, na overleg met de Klachtencommissie, zorgdragen voor vervanging.
e. In geval van tussentijds aftreden wordt door de Raad van Bestuur van de Jeugdbescherming Gelderland, na overleg met de Klachtencommissie, een opvolger benoemd voor een termijn van vier jaar.
6.3 Geheimhouding en vernietiging stukken
a. De voorzitter en de overige leden van de Klachtencommissie zijn gehouden tot geheimhouding van al wat hen in hun functie ter kennis is gekomen.
b. De leden van de klachtencommissie dragen zelf zorg voor de vernietiging van alle stukken behorende bij het klachtdossier.
3 Voor de benoeming is ook instemming van entrea lindenhout nodig
7 Overleggen en registratie
a. Het secretariaat houdt het klachtenregister bij.
b. De Klachtencommissie vergadert minimaal 1x per jaar om de werkzaamheden van de Commissie te evalueren en de leden te informeren over relevante ontwikkelingen binnen Jeugdbescherming Gelderland.
c. De leden kunnen agendapunten voor de jaarlijkse vergadering inbrengen bij de secretaris tot 8 werkdagen voor de vergadering.
d. De agenda wordt door de secretaris in overleg met de voorzitter opgesteld.
e. De leden ontvangen uiterlijk een week voor de vergadering digitaal de agenda en eventuele bijbehorende stukken.
f. Daarnaast komt de Klachtencommissie in vergadering bijeen op verzoek van één of meerdere van de leden. Het verzoek gaat vergezeld van een opgave van de te bespreken onderwerpen.
g. Het jaarverslag klachtbehandeling van Jeugdbescherming Gelderland wordt besproken.
h. De vergaderingen worden genotuleerd door de secretaris en vervolgens op de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
8. Slotbepalingen
a. In die gevallen waarin de Klachtenregeling en het Huishoudelijk Reglement niet voorzien beslist de voorzitter van de Klachtencommissie.
b. Dit huishoudelijk reglement is, na overleg met Jeugdbescherming Gelderland, Veilig Thuis Gelderland Midden en Entrea Lindenhout, vastgesteld door de klachtencommissie van Jeugdbescherming Gelderland.
c. Het huishoudelijk Reglement treedt in werking op 01-12-2023.