1. Werkingssfeer
- Deze regeling is van toepassing op alle leden RvT van JbGld.
- Deze regeling is van toepassing op uitgaven die leden van de RvT verrichten in uitoefening van hun functie en die zij achteraf declareren.
- Deze regeling hanteren we sinds 1 januari 2021 en de huidige bijgestelde versie blijft van kracht tot deze door een andere declaratieregeling is vervangen.
2. Kader voor uitgaven
De kosten die JbGld (WNT-instelling) vergoedt voor het vervullen van het toezichthouderschap, zoals reiskosten, worden niet tot het honorarium gerekend, mits de vergoedingen, bij functievervulling op grond van een dienstbetrekking, onbelast zouden zijn. Onkostenvergoedingen zijn exclusief BTW[1].
Reiskosten
Dienstreis algemeen
Een dienstreis[2] wordt gedefinieerd als een reis die in het kader van het uitoefenen van de werkzaamheden als lid van de RvT van JbGld wordt gemaakt. Dit betreft de reiskosten die gemaakt worden voor het bijwonen van vergaderingen van de RvT en haar commissies, en ook andere besprekingen op een locatie van JbGld, of besprekingen elders in de hoedanigheid van lid van de RvT. Tot het kader van het uitoefenen van werkzaamheden behoort ook de deelname aan evenementen van sociale en maatschappelijke aard die primair voortvloeien uit het functioneren als lid van de RvT. Ook het volgen van cursussen en opleidingen, het bezoeken van congressen en seminars wordt als uitoefenen van werkzaamheden beschouwd.
Openbaar vervoer
De kosten van dienstreizen per openbaar vervoer tweede klas, worden door JbGld op declaratie en overleg van originele vervoerbewijzen vergoed.
Eigen vervoer per auto
De kosten van eigen vervoer per auto worden vergoed op basis van het vaste bedrag per kilometer dat in de declaratieregeling voor medewerkers is opgenomen. Voor het bepalen van het aantal zakelijke kilometers dient van de snelste route van het reistraject te worden uitgegaan.
Deskundigheidsbevordering
Uitgaven voor studies en opleidingen komen voor vergoeding in aanmerking tot een bedrag van maximaal € 500,- per lid per jaar, voor zover het volgen van de desbetreffende studie of opleiding door de voorzitter van de RvT (of door de vicevoorzitter van de raad indien deze uitgaven op de voorzitter van de RvT betrekking hebben) is goedgekeurd, dan wel onderdeel uitmaakt van het opleidingsplan van de RvT.
3. Declareren en verantwoorden van uitgaven:
Declaratie van zelf betaalde kosten
Vergoeding van voorgeschoten uitgaven is mogelijk als het betreffende lid RvT de door hem voorgeschoten uitgaven door middel van vermelding van uitgaven op de bezoldigingsfactuur of declaratieformulier bij JbGld in rekening brengt. Dit houdt in dat op deze factuur / het declaratieformulier het totaal van de voorgeschoten uitgaven worden vermeld inclusief specificatie van de uitgaven (indien van toepassing). Kopieën van betaalbewijzen worden bijgevoegd (denk aan bonnetjes, kwitanties, rekeningen).
Goedkeuring en afhandeling van de bezoldigings- en declaratiefacturen
Alle bezoldigings- en declaratiefacturen worden gericht aan de Financiële Administratie. Deze controleert de facturen en declaraties en stemt waar nodig af met de concern controller over:
- Overeenstemming van de voorgeschoten uitgaven volgens de declaratieregeling met de vermelde bedragen op de bezoldigings- en declaratiefactuur;
- Tijdige indiening van de declaratie, bij voorkeur binnen een maand na afsluiting van het kwartaal;
- Aanwezigheid van alle (kopie) bewijzen;
- De aanwezigheid van een motivering, indien achterliggende stukken in verband met specifieke omstandigheden ontbreken;
- Naleving van de declaratie- en faciliteitenregeling RvT voor wat betreft de soorten kosten en eventueel genoemde normbedragen.
De bezoldigings- en declaratiefacturen worden in AFAS voor goedkeuring voorgelegd aan de bestuurssecretaris en de bestuurder. De FA voldoet de bezoldigings- en declaratiefactuur binnen 30 kalenderdagen na ontvangst (of zoveel eerder als mogelijk is).
Als naar de mening van de FA een bezoldigings- en declaratiefactuur niet voor vergoeding in aanmerking komt deelt de concern controller dit mede aan het betreffende lid van de RvT. Bij blijvend verschil van inzicht wordt de vraag ter beslissing voorgelegd aan de voorzitter van de RvT, of -als het een bezoldigings- en declaratiefactuur van de voorzitter betreft-, aan de vice-voorzitter van de RvT.
Verantwoording inzake de declaraties door leden van de RvT
De FA maakt na ieder kwartaal een overzicht waarin per lid van de RvT wordt weergegeven welke bedragen in het afgelopen kwartaal op declaratiefacturen zijn uitbetaald. Dit wordt vervolgens met de voorzitter van de RvT voor halfjaarlijkse controle en goedkeuring gedeeld. Het overzicht dat de voorzitter betreft wordt met de vice-voorzitter van de RvT voor controle en goedkeuring gedeeld.
Controle middels (interne) audit
De naleving van deze regeling wordt periodiek op basis van een separate opdracht onderworpen aan controle door een interne audit. Dit controle memorandum wordt gedeeld met de accountant, die dit beoordeelt en meeneemt in de accountantscontrole. De desbetreffende rapportage van de interne audit of van de openbaar accountant wordt ter kennisneming aan de RvT toegezonden.