1. Werkingssfeer
- Deze regeling is van toepassing op de Raad van Bestuur van JbGld.
- Deze regeling is van toepassing op uitgaven die de Raad van Bestuur verricht in uitoefening van zijn functie en die hij achteraf declareert.
- Deze regeling treedt in werking per 1 januari 2021 en blijft van kracht tot deze door een andere regeling is vervangen.
- De Raad van Toezicht gaat over en ziet toe op naleving van dit beleid.
2. Kader voor uitgaven
Onder onkosten wordt verstaan:
- Belaste vaste en variabele onkostenvergoedingen. In de Uitvoeringsregeling WNT artikel 2 lid 1 staan hiervan voorbeelden genoemd;
- Onbelaste vaste en variabele onkostenvergoedingen, zoals onbelaste kilometervergoedingen en terugbetaling van daadwerkelijk gemaakte kosten in het kader van de functie-uitoefening;
- Binnenlandse reiskosten, inclusief overnachting in een hotel en vervoer;
- Representatiekosten, zoals kosten gemaakt bij het vertegenwoordigen van de instelling bij brancheactiviteiten;
- Overige kosten.
Mocht op onderstaande punten kosten gemaakt worden, dan overlegt de RvB vooraf met de remuneratiecommissie van de RvT over:
- Buitenlandse reiskosten, inclusief overnachting in een hotel, vervoer en leefgeld;
- Opleidingskosten.
3. Declareren en verantwoorden van uitgaven
Declaratie van zelf betaalde kosten
Vergoeding van voorgeschoten uitgaven is mogelijk als de Raad van Bestuur hiervan betaalbewijzen inlevert bij de Financiële Administratie (denk aan bonnetjes, kwitanties, rekeningen).
Goedkeuring en afhandeling van de declaratiefacturen
Alle declaratiefacturen worden gericht aan de Financiële Administratie (FA), deze (met de concern controller) controleert deze facturen en declaraties op:
- Overeenstemming van de voorgeschoten uitgaven volgens de declaratieregeling met de vermelde bedragen op de declaratiefactuur;
- Aanwezigheid van alle (kopie) bewijzen;
- De aanwezigheid van een motivering, indien achterliggende stukken in verband met specifieke omstandigheden ontbreken.
De declaratiefacturen worden door de concern controller afgetekend. De FA voldoet de bezoldigings- en declaratiefactuur binnen 30 kalenderdagen na ontvangst (of zoveel eerder als mogelijk is).
Verantwoording inzake de declaraties door de Raad van Bestuur
De Raad van Bestuur verstrekt (op basis van overzicht opgesteld door de Financiële Administratie) halfjaarlijks inzicht in de gemaakte onkosten gespecificeerd naar vaste en andere onkostenvergoedingen, binnenlandse en buitenlandse reiskosten, opleidingskosten, representatiekosten en overige kosten. Deze verantwoording bestaat uit een overzicht, met waar nodig een toelichting. Dit wordt vervolgens gedeeld met de voorzitter van de RvT voor controle en goedkeuring.
Dit beleid en een jaarlijks overzicht worden op de website van Jeugdbescherming Gelderland gepubliceerd. De Raad van Bestuur vermeldt de geschenken en uitnodigingen die deze heeft ontvangen ook in het jaarlijkse openbaar te maken overzicht.
Controle middels (interne) audit
De naleving van deze regeling wordt periodiek op basis van een separate opdracht onderworpen aan controle door een interne audit. Dit controle memorandum wordt gedeeld met de accountant, die dit beoordeelt en meeneemt in de accountantscontrole. De desbetreffende rapportage van de interne audit of van de openbaar accountant wordt ter kennisneming aan de RvT toegezonden.